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當「系辦小姐」退休以後怎麼辦?大學行政工作是個專業或只是打雜的屎缺?

甄環傳裡的掌事宮女/行政人員崔槿汐(左)總是陪在甄環身邊,以一生協助甄環打點所有...
甄環傳裡的掌事宮女/行政人員崔槿汐(左)總是陪在甄環身邊,以一生協助甄環打點所有雜事。 圖/《後宮甄環傳》劇照

每一個大學系所都有一個系辦公室,每一個系辦公室都有一兩位「精通報帳技巧、行政流程、協助招生、考試、評鑑、校友追蹤、課務,甚至是儀器設備保養操作」的「某某小姐與先生」。

好像把甚麼事情丟給他們就好,然後老師就可以專心研究與教學。真的是這樣嗎?如果資深的系辦人員退休了,遇缺不補,或是學校只願使用約聘助理來處理系所行政工作怎麼辦?

我們先談談理想的系務分工的模樣。如果我們到台灣人心目中,普遍認為很好的大學網頁去瞧瞧,應該會發現,多數大學會把行政事務(Administration)、學術研究與教學,當成平起平坐的專業。

此外,基於對專業與制度的信賴,國外頂尖大學的行政事務,幾乎都會聘請專人處理,舉凡招生、入學考試、系所網頁、課程安排、經費報支、系所評鑑、系友服務、教師教學研究成果收集,這種事情都會由專業的行政人員一手包辦。所以大學教授真的只需要做好研究與教學,而且鮮少需要自己聘任研究助理來處理行政事務。也就是說,研究助理就真的是研究助理,而不是每天在那邊訂便當的工讀生。

但是在台灣的大學中,雖然我們認為行政與教學研究應該要相輔相成,但實際的運作狀況似乎是「行政箝制教學研究」,或是「教學研究不甩行政」。但是誰是行政主管?自從台灣的大學改由教授治校以後,一二級主管幾乎都是大學教授,因此行政事務是否繁瑣、浪費時間,或許大學教授本身就要負一部分的責任。

所以,如果我們真心希望行政與教研是相輔相成的,那麼我們就需要讓行政工作成為一個專業,也就是把系所行政人員看成專業人員。但是在實務上,系所行政人員是否都在做雜事?若我們需要一定程度的專業,學校是否付得起一定的薪資?還是說,各校傾向採用26-30K的薪資來聘請打雜的人,然後再以「上對下」的態度,把系所辦公室的行政人員當成下人呢?

掌事宮女/行政人員一旦出了錯,娘娘/主管教授也必須負責;而如果主子發生問題,宮女...
掌事宮女/行政人員一旦出了錯,娘娘/主管教授也必須負責;而如果主子發生問題,宮女也逃不過被責難的命運。 圖/《後宮甄環傳》劇照

以往有些學校的系辦公室人員會有正式的編制,例如行政助教、技工、技士、服務員,再加上因為教育部等等的任務型計畫而聘請的約聘助理。但是大學裏的助教幾乎都是遇缺不補,或是被收回「統籌運用」,因此負責系所行政事務的人員來源就只有「約聘助理」這個途徑。

一般來說就算是國立大學,也不盡然會依據教育部或科技部的標準,聘僱助理處理行政事務。許多學校系辦公室的約聘行政人員,長期忍受26-30K左右的低薪與諸多的鳥事、雜事與官威。而約聘人員對雇主其實並不需要有任何忠誠度,只要想走,做兩個月都可以走。設想如果一個系所的行政人員只是約聘助理,在正值兵荒馬亂的系所自評與系所評鑑期間提出辭呈,對系務會是多麼大的衝擊?

有些系所會採用一些折衷的辦法,例如由各研究室分得的業務費中,每個月抽一點出來聘請專人處理全系帳務。但是這並非長久之計,因為業務費需視當年度校方經費分配方案、還有各研究室所擁有的研究計畫金額而定,只能救得了一時的火,卻很難成為長久之計。

如果大學只能使用低薪聘僱行政人員,而系務又多如牛毛,那麼諸多系務會被認為是行政人員無力承擔的(例如:撰寫系所自評報告書),如此這些行政工作就必然會落在教授身上。

但是大學教授本身都已經為研究與教學繁忙,若還要騰出很有限的時間處理行政工作,究竟算是「磨練」,還是在損害研究與教學能量?

又若大學付不起高於教育部或科技部標準的薪資,聘請高度專業並可一手包辦行政工作的人員,那麼從大學到教育部或許應該思考的是,如何讓冗事和鳥事減少?如何讓行政流程順暢?如何讓平常必須使用word檔,問來問去的瑣事以更聰明簡便有效率的方式完成?要不要檢討各種無用的指標與評鑑的必要性?那些無用的評鑑與審查報告,是否真正協助系所改善教學與研究?或只是操練到教授的作文能力呢?

許多大學的舊制「助教」都已經紛紛退休,在沒有員額的狀況下,許多系所的業務都會由低薪的約聘助理來進行。試問各位大學教授,如果系務的順利推動與我們息息相關,那麼你是否願意自己的學生,在這樣的薪資狀況下來接掌工作?請問我們是否應該對學校與教育部建言?還是我們要繼續當做甚麼都不知道,然後繼續抱怨為什麼大學教授要做這麼多行政工作呢?

如果掌事宮女/行政人員全數離去,娘娘/主管教授將難以為繼。 圖/《後宮甄環傳...
如果掌事宮女/行政人員全數離去,娘娘/主管教授將難以為繼。 圖/《後宮甄環傳》劇照

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