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為何工作效率愈高,愈沒時間做事?

photo credit:Michael Arrighi(CC BY 2.0)
photo credit:Michael Arrighi(CC BY 2.0)

對工作者來說,時間管理是胸口永遠的痛。世上沒有不忙的上班族,我們每天都覺得時間不夠用,巴不得一天能當兩天用。40年前,台灣人打招呼是問對方:「吃飽沒?」然而現代的上進青年才沒空管你有沒有吃飽,就算是吃飯時間,見面第一句還是要問對方:「最近在忙什麼?」

我上次試著搞笑問別人:「最近在閒什麼?」結果只得到比于小文還白的白眼,從此再也不敢輕視任何人的忙碌程度。明明金城武在電信廣告裡聽黑膠、泡茶寫書法,告訴我們「世界愈快,心,則慢」(你看那逗點用得多浪漫)。但如果金城武當了老闆,大概也只會在後面鞭策你:「世界愈快,你要做得更快!」

我曾經讀過《早上三小時完成一天工作》、《打敗笨懶慢》、《戒掉你的加班病》、《槓桿時間術》等等不下20本談時間管理的書,希望看完之後能像蔣友柏那樣每天兩點下班回家。但實際歸納整理、運用書裡的技巧之後,卻有一個重大發現:「我的工作效率真的提高了,但事情卻還是做不完!」這到底是為什麼?

▎你做事又快又好,當然給你更多事做

理論上,工作效率提升了,當然可以把時間省下來,讓我們上班更有餘裕,但實際卻不是這麼回事。辦公室裡,做事最快的傢伙總是最倒楣,因為老闆分配工作不會在意平均程度,而是很常看到誰有空,就把任務加在他頭上──「辦公室臨時有件小事要處理,大家都很忙,你動作快,幫個忙!」也因此出現一個弔詭的現象,愈是努力提升工作效率的人,愈是會有新的需求找上他,讓他沒辦法騰出時間來。

面對這種窘境,我們也只能用蜘蛛人的名言:「能力愈強,責任愈大」來安慰自己。這種「做的愈快愈好,只會讓事情愈做愈多,永遠沒有做完的一天」的現象──姑且稱為蜘蛛人定律好了──不但是組織裡常見的反激勵現象,也是時間管理者的最大罩門。

當然有人會說「你可以搖頭拒絕這種事啊!」但人在職場上,不得不點頭,誰不想升官加薪呢,為了拿出好表現,誰會主動拒絕老闆的要求與期盼?更何況眼看周遭的同事各個也都忙不過來,既然自己還有一點時間,就,支援一下吧……想不到「暫時的支援」很快變成「長期的責任、定期要檢討」,一旦猴子爬上你的背,怎可能輕易滑下來啊?

▎時間管理愈精細,愈沒辦法抓住機會

「我好不容易做出精美的工作規畫,臨時一個改變就害我全亂掉!」這是時間管理者的另一個困擾。常常老闆、客戶的一句話,同事的粗心失誤,都會讓事情變得比原本估計的還多還長,即使工作效率再高、時間分配再好,最後都毀在莫非定律的一句話。事情不會做完一件少一件,而是做完一件會衍生出另外三件,就像核分裂一樣把你的時間炸光光。

事情愈做愈多,或許還不是最可怕的!時間管理最大的風險在於,一個完美安排、最有效率的工作規畫,可能會讓你失去更多機會和可能性──就老套的稱之為「計畫趕不上變化」的詛咒好了。

許多人對時間管理的想法,是在有限的時間裡、做盡可能多的事情(這樣才有效率),畢竟都說是時間「管理」,當然需要可預測、可控制的活動來完成,因此有人主張要行程表要精細到以15分鐘為單位、也有人認為零碎時間千萬別浪費,積小成大可以完成很多事。

可是當你把行程表都填滿之後,怎麼應付突發狀況,或突然來臨的機會呢?職場可不是賭場,每個遊戲都能算出輸贏機率,哪來這麼完美可控制的狀況?有時坐在辦公室,3小時也寫不出一個企畫案,回家淋浴的片刻,卻劈哩啪啦有如神助全想透了。

▎別再填滿行程了,盡量創造悠閒好嗎?

為了解決「蜘蛛人定律」和「計畫趕不上變化」的兩大詛咒,我們應該放棄「把行程表填滿」式的時間管理思維,而要想盡辦法空出無所事事的時間,並且死命維護這些悠閒的時光

創造一段無論如何都不工作的「空白時間」,實務上並不會影響到工作進度。看那些結了婚生小孩的同事就知道,每天早早就得回家顧小孩,沒法加班,事情還是做得完。我也曾在某年報名日文課,每周兩天晚上上課,也沒有影響到工作進度。可是一旦你沒小孩、沒報名日文課,時間就很容易就被工作淹沒,因此才需要「死命維護」空白時光。

根據蜘蛛人定律,當你擁有多餘時間的時候,還得想辦法裝忙給老闆看才行。良心建議善用各種離開辦公室的藉口,創造各式不在場證明與需求,每周或每兩周打造一段「悠閒保障名額」的時間帶。雖然有點違反直覺,但閒聊、發呆、無所事事的空白時光,其實比你想像的更有效率。

雖然俗語說「機會是給準備好的人」,但大家都可以在工作經驗中發現,機會常常是留給「有時間去做」的人。能力已經準備好的人很多,只是大部分人都在忙、沒時間做事。行程表裡有滿滿的事要做的話,顧眼前都來不及了,哪有時間看長、看遠、看到機會,還真的跳下去做呢?就算你沒準備好,有時間去做、先做再學也都還有得救。

拜託,就別再把行程表填滿了吧,講到時間管理,或許我們需要的不是繼續加強工作效率,而是想辦法讓自己更沒效率,才有剩餘、備餘、多餘的空間和空閒,把事情好好完成。

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