為何工作效率愈高，愈沒時間做事？

對工作者來說，時間管理是胸口永遠的痛。世上沒有不忙的上班族，我們每天都覺得時間不夠用，巴不得一天能當兩天用。40年前，台灣人打招呼是問對方：「吃飽沒？」然而現代的上進青年才沒空管你有沒有吃飽，就算是吃飯時間，見面第一句還是要問對方：「最近在忙什麼？」

我上次試著搞笑問別人：「最近在閒什麼？」結果只得到比于小文還白的白眼，從此再也不敢輕視任何人的忙碌程度。明明金城武在電信廣告裡聽黑膠、泡茶寫書法，告訴我們「世界愈快，心，則慢」（你看那逗點用得多浪漫）。但如果金城武當了老闆，大概也只會在後面鞭策你：「世界愈快，你要做得更快！」

我曾經讀過《早上三小時完成一天工作》、《打敗笨懶慢》、《戒掉你的加班病》、《槓桿時間術》等等不下20本談時間管理的書，希望看完之後能像蔣友柏那樣每天兩點下班回家。但實際歸納整理、運用書裡的技巧之後，卻有一個重大發現：「我的工作效率真的提高了，但事情卻還是做不完！」這到底是為什麼？

▎你做事又快又好，當然給你更多事做

理論上，工作效率提升了，當然可以把時間省下來，讓我們上班更有餘裕，但實際卻不是這麼回事。辦公室裡，做事最快的傢伙總是最倒楣，因為老闆分配工作不會在意平均程度，而是很常看到誰有空，就把任務加在他頭上──「辦公室臨時有件小事要處理，大家都很忙，你動作快，幫個忙！」也因此出現一個弔詭的現象，愈是努力提升工作效率的人，愈是會有新的需求找上他，讓他沒辦法騰出時間來。

面對這種窘境，我們也只能用蜘蛛人的名言：「能力愈強，責任愈大」來安慰自己。這種「做的愈快愈好，只會讓事情愈做愈多，永遠沒有做完的一天」的現象──姑且稱為蜘蛛人定律好了──不但是組織裡常見的反激勵現象，也是時間管理者的最大罩門。

當然有人會說「你可以搖頭拒絕這種事啊！」但人在職場上，不得不點頭，誰不想升官加薪呢，為了拿出好表現，誰會主動拒絕老闆的要求與期盼？更何況眼看周遭的同事各個也都忙不過來，既然自己還有一點時間，就，支援一下吧……想不到「暫時的支援」很快變成「長期的責任、定期要檢討」，一旦猴子爬上你的背，怎可能輕易滑下來啊？

▎時間管理愈精細，愈沒辦法抓住機會

「我好不容易做出精美的工作規畫，臨時一個改變就害我全亂掉！」這是時間管理者的另一個困擾。常常老闆、客戶的一句話，同事的粗心失誤，都會讓事情變得比原本估計的還多還長，即使工作效率再高、時間分配再好，最後都毀在莫非定律的一句話。事情不會做完一件少一件，而是做完一件會衍生出另外三件，就像核分裂一樣把你的時間炸光光。

事情愈做愈多，或許還不是最可怕的！時間管理最大的風險在於，一個完美安排、最有效率的工作規畫，可能會讓你失去更多機會和可能性──就老套的稱之為「計畫趕不上變化」的詛咒好了。

許多人對時間管理的想法，是在有限的時間裡、做盡可能多的事情（這樣才有效率），畢竟都說是時間「管理」，當然需要可預測、可控制的活動來完成，因此有人主張要行程表要精細到以15分鐘為單位、也有人認為零碎時間千萬別浪費，積小成大可以完成很多事。

可是當你把行程表都填滿之後，怎麼應付突發狀況，或突然來臨的機會呢？職場可不是賭場，每個遊戲都能算出輸贏機率，哪來這麼完美可控制的狀況？有時坐在辦公室，3小時也寫不出一個企畫案，回家淋浴的片刻，卻劈哩啪啦有如神助全想透了。

▎別再填滿行程了，盡量創造悠閒好嗎？

為了解決「蜘蛛人定律」和「計畫趕不上變化」的兩大詛咒，我們應該放棄「把行程表填滿」式的時間管理思維，而要想盡辦法空出無所事事的時間，並且死命維護這些悠閒的時光。

創造一段無論如何都不工作的「空白時間」，實務上並不會影響到工作進度。看那些結了婚生小孩的同事就知道，每天早早就得回家顧小孩，沒法加班，事情還是做得完。我也曾在某年報名日文課，每周兩天晚上上課，也沒有影響到工作進度。可是一旦你沒小孩、沒報名日文課，時間就很容易就被工作淹沒，因此才需要「死命維護」空白時光。

根據蜘蛛人定律，當你擁有多餘時間的時候，還得想辦法裝忙給老闆看才行。良心建議善用各種離開辦公室的藉口，創造各式不在場證明與需求，每周或每兩周打造一段「悠閒保障名額」的時間帶。雖然有點違反直覺，但閒聊、發呆、無所事事的空白時光，其實比你想像的更有效率。

雖然俗語說「機會是給準備好的人」，但大家都可以在工作經驗中發現，機會常常是留給「有時間去做」的人。能力已經準備好的人很多，只是大部分人都在忙、沒時間做事。行程表裡有滿滿的事要做的話，顧眼前都來不及了，哪有時間看長、看遠、看到機會，還真的跳下去做呢？就算你沒準備好，有時間去做、先做再學也都還有得救。

拜託，就別再把行程表填滿了吧，講到時間管理，或許我們需要的不是繼續加強工作效率，而是想辦法讓自己更沒效率，才有剩餘、備餘、多餘的空間和空閒，把事情好好完成。