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傳話、打雜、趕死線…誤解專案經理了嗎,或是從來不了解?

圖/ingimage
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正因為專案經理可以看到計畫的全貌,所以他可以做更多深層的創新。這些創新是難以事先預測的,難以列出明確責任義務,完全出於專案經理的匠心獨運與自我期許。

——跨國金融公司資訊長鍾先生

「專案管理」四字在職場是許多人朗朗上口的辭彙,但還是有許多職場新手(甚至包括老手)對「專案管理」全然無知,或是抱持誤解。

在跨國金融公司擔任資訊長,並有豐富專案管理經驗的鍾先生說,一般對「專案管理」最常見的誤解包括這三點:

  1. 把「專案經理」(project manager) 和「產品經理」(product manager) 搞混,因為在台灣,這兩者都在口語中簡稱為 PM。
  2. 認為專案經理的工作內容,只是聯繫、傳話、打雜。
  3. 以為專案經理的職責,就是在期限內、預算內,完成符合規格要求的成果。

如果沒有把「專案經理」的職責理解正確,你可能很難做得出色,或者根本不能勝任!

▎以為自己知道 PM?或是你根本搞混?

不要說學生、新鮮人,連工作多年的人,都常常你一句我一句 PM 聊半天,才發現雙方談的根本不是同樣的東西,一方談的是產品經理,一方談的是專案經理。兩者的工作實質有什麼不同?

假設我在賣食品的公司擔任產品經理,我的工作通常始於開發新產品,例如,研發一種口味新穎的巧克力。如果我研究後認為「薰衣草巧克力」很有潛力,說服了公司將它生產上市,我接下來還要負責量產、整合行銷資源,並且也負責銷售數字。如果這款巧克力賣得成功,產品經理顯然居功最大!

如果「薰衣草巧克力」賣得好,通常會長期不斷賣下去,所以,「薰衣草巧克力」對於我來說就像孩子,生下來之後還要繼續養大 (讓它賣得更好),除非公司有安排與調動,否則不會有明確的終止線。

相對於產品經理負責的是 (在理想情況下) 有始而無終的產品,專案經理負責的就是有始有終的專案。

「專案管理」這個職能其實最早起於土木工程、建築營造這些領域。而建一座橋、蓋一座樓,就是一個專案,其負責人就是專案經理。一個合格的專案經理,當然要讓專案準時完成,而且起碼達到預期的品質,並且不花費超過預期的資源。完成之後,專案經理通常不用長期照顧下去,例如大樓蓋完了會交給維護的團隊負責,而不由這個專案經理繼續看管。

▎專案經理職責在於完成指示?可以不只!

不少有工作經驗的人,耳聞專案經理這種職務的存在,或者和專案經理共事過,卻覺得擬案經理的工作「不過爾爾」——上級給他一個專案,接下來他就把責任分派給公司中各種職務的專人(工程師、設計師、行銷……),然後就只不斷和各方確認「做了沒呀?」「完成了沒呀?」

這樣的專案經理確實存在,但這些是不很優秀的專案經理,或是他的公司不知道怎麼用專案經理這個角色。

其實在善用專案經理這個角色的公司中,高層只交代一個方向和目標,專案的具體細節往往由專案經理自己設計——專案經理有沒有匠心,結果會非常不同。

比如說,鍾先生曾經接到一個專案:為了增進資訊安全,他服務的金融公司各地分行的機房都要改建,分成內外網隔離系統——這是他的工作目標。但具體細節呢?他可不是去找高層上級請示——老闆不見得知道一線的實務需求,他要請教使用者、各領域專家、各種關係人:要讓行員工作最順利需要多大的頻寬?要確保安全又要確保效率,防火牆要如何設計?要讓財務的成本效益最大化,要買什麼樣的設備,和哪些廠商買?

所以專案經理不是考了證照、會用相關軟體工具,就能把任務做得好。一個優秀的專案經理需要在三個方面都擅長,這可以用開車能力來做比喻:(1) 專案管理本身的技巧,像是駕駛技能;(2)對公司流程與各種資源的了解,像是了解車子的機械構造;以及(3)該產業的重要實況和趨勢,像是對都市路況是否熟悉。而一個優秀的專案經理,這三個層面都要在工作中不斷打磨和累積。

因此,一個成熟的專案經理對他手中的專案,通常不會是依照指示只督促執行,而且不僅是「綜合各方意見」而已。他還要匠心獨運,依據公司的發展、產業的變化來下判斷。例如機房裡的資料貯存空間吧,除了使用者的期待、財務部門的預算限制外,他還要研究什麼品牌、機型最合適。

此外,公司的規模是否在快速增加?業務量和使用量是否會大幅增加 (和公司的拓展策略、市場前景都有關)?就算會增加,是否等到時候再擴充比較划算,或是及早預備較妥當?在專案經理每天要做的判斷、權衡、取捨之中,這些都是冰山一角。

▎專案經理只是傳遞、整合資訊?別看小了

專案經理和產品經理確實有一部分滿像的。他們都需要和公司中各種專業的人(如財務、法務、工程師、行銷專員等)密切合作,但是卻不是這些人的長期、直接上司,要領導來自各專業的人,以及取得他們的信任尊重,是兩者的一致挑戰。因為專案之中的每一個成員,在他的專業領域,常常都比專案經理懂得多,有些人會以為專案經理的工作只是和各方詢問,然後當「傳話筒」的角色。

但是專案經理最重要的能耐正好不是在某個領域懂得特別多,最重要的是他要知道,在他遇到不懂的事,要去如何找到專家,如何問對問題,從各方見解拼湊大局全貌,而且由於他是唯一掌握專案全局的人,其實他因此可以發現更大的價值可能性——鍾先生認為,這是專案經理的最大價值。

剛才鍾先生提到要負責建內外網隔離機房的案例,其實還沒有講完。因為全球各分行建機房的各種資料都在他手中,他在研究後,提出一個和原本的規劃完全不同的方案——撤消在各地分行的資訊機房,將唯一的內外網隔離機房放在新加坡,全球各地的分行都連到新加坡的機房再連到外網。

在他的精算之下,這樣的安排並不會明顯拖慢網速,而在另一面,除了新加坡之外,全球各地機房本來要買的網路設備:路由器、交換器,伺服器……這些成本都省了。而且日後只要在新加坡請一組人就可以支援全球所有分行的網路業務,為各地分行省了維運開支——如此,長期和短期的成本,運作的複雜度和風險,都同時大幅下降。

▎深層創新,來自匠心獨運與自我期許

鍾先生說,在理想狀況下,企業運作最好要理性評估計畫,然後按部就班完成,但偏偏有時候就會面臨一些意外情況,需要「化不可能為可能」。這時候,就可以看得出專案經理的功力深淺。例如,專案進行到後期出現臨時的變化,需要支付的金額最後大幅超過原先的預估,但在這個專案中已經沒有預算,怎麼辦?

有些專案經理可以選擇兩手一攤,因為他真的沒辦法。但有些專案經理可以從沒辦法中想出辦法:說服某個合作廠商這次少收錢,之後長期維運的合約簽給他,用日後長期補償當下的短期損失。這可能做到嗎?可能!

在複雜或規模龐大的專案中,專案經理要每天面對各種的權衡與取捨:而在鍾先生經驗中,正因為專案經理可以看到計畫的全貌,所以他可以做出大量深層的創新。這些創新是難以事先預測的,難以列出明確責任義務,完全出於專案經理的匠心獨運與自我期許。

 

【跨國金融公司資訊長鍾先生 Ⅹ 謝宇程

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